Um dos grandes problemas das empresas e dos empresários é a gestão do
Tempo. Não só a gestão do tempo do próprio empresário mas de todos os elementos
da equipa.
Como diz Dave Lakhani no seu livro “O Poder de Uma Hora”, “ Todos temos num
dia o mesmo número de minutos e de horas para trabalhar, criar, viver e
prosperar. É a forma como usamos essas horas que marca a verdadeira diferença
quanto à qualidade da nossa vida e ao valor dos nossos negócios”.
Existe um alvo temporal, que pode ser representado por um círculo, com
quatro grandes zonas:
- A zona externa onde está tudo o que não é
importante nem urgente, a zona da DISTRACÇÂO;
- Uma segunda zona onde está tudo o que não é
importante mas é urgente e por isso é chamada a zona da ILUSÂO.
- Mais próximo do centro encontramos a zona da
REACÇÃO, onde estão todos os assuntos importantes e urgentes. É aqui que
estão a maioria dos empresários portugueses. Porque não somos
suficientemente talhados culturalmente para o planeamento, que nos dá
sempre a sensação de ser algo susceptível de vir a falhar, logo uma perca
de tempo desnecessária, optamos pelo improviso e pela reacção permanente
aos desafios colocados pela realidade, nomeadamente pelos nossos clientes.
- Finamente, no centro do alvo circular está a
zona onde devem permanecer grande parte do tempo os empresários. É a zona
dos assuntos importantes mas não urgentes. É aqui que definimos a missão,
a visão e os pontos de cultura da nossa empresa. É também aqui que
definimos as estratégias que irão alavancar o negócio. E repare-se que eu
digo estratégias, porque tal como os templos gregos eram sustentados por
vários pilares, as nossas empresas devem ser apoiadas por várias
estratégias. Assim se uma falhar, o edifício continua de pé e operacional.
É também aqui que definimos os objectivos para o nosso negócio.
Então o que deve um empresário fazer no que diz respeito à gestão do tempo?
1- Eliminar todas as tarefas que não são importantes
nem urgentes.
2- Delegar tudo o que é urgente mas tem pouca importância.
3- Evidentemente, tudo o que é importante e urgente,
tem de ser feito, mas logo que oportuno, devemos delegar essas tarefas. Quando tivermos
a certeza de que os nossos colaboradores estão preparados para executar essas
tarefas com pouca supervisão, deveremos aumentar a distância do acompanhamento
ou supervisão.
4- Na nossa agenda deve de existir tempo para o
Planeamento, e definição de estratégias e objectivos. Os objectivos são o GPS
das empresas, logo, devem ser claros e atempadamente explicados a todos. A
empresa é como um barco com vários remadores e o empresário é o timoneiro. Assim
todos remam na mesma direcção e contribuem para os objectivos comuns, com uma
motivação redobrada.
É extremamente importante criar uma “agenda por defeito”, que sirva para
organizar os nossos dias de trabalho, e para não andamos a reagir aos problemas
que constantemente nos aparecem. Um dos papéis do Busines Coach da AddImpact é
precisamente, o de apoiar o empresário e seus colaboradores na criação dessa
agenda, e na delegação de tarefas, que parecendo simples não o são de facto. Há
que contrariar muitos anos de maus hábitos na gestão do tempo.
O Business Coach tem uma vantagem, o facto de estar a observar de fora para
dentro da empresa, logo, sendo mais imparcial relativamente ao que está a ser
tratado e com uma maior distanciação relativamente aos problemas. Aqui não
resisto a fazer um paralelismo com o Coach de Desporto, que não tendo que ter a
mesma força física e habilidade que os seus atletas, consegue passar as
melhores tácticas e melhorar o desempenho individual e colectivo.
Já agora, como um pequeno primeiro exercício, reveja o que fez no dia de
hoje, e posicione cada uma dessas tarefas no Alvo Temporal. Talvez venha a
tirar algumas conclusões surpreendentes.
Recordo Stephen Covey em “os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes”: “ O
segredo não está em estabelecer prioridades a partir do meu plano de trabalho,
mas em fazer um plano de trabalho a partir das minhas prioridades”.
Até breve e bons negócios.
Paulo Pereira
Nota: Paulo Pereira não escreve de acordo com o novo acordo ortográfico.
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